Datenschutzerklärung für die Shopify-App „Go Live Planner"

Entwurf, rechtliche Prüfung steht aus.

Version 1.0, Stand 18.10.2026

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die Voraussetzungen nach § 38 BDSG nicht vorliegen.

2. Worum es geht

„Go Live Planner" ist eine App für den Shopify-Admin. Sie prüft Produkte eines Shops gegen eine Liste von Bedingungen und plant Meilensteine bis zu deren Veröffentlichung. Außerdem berechnet sie Preis und Marge für neue Produkte (Produktkalkulation). Sie wird von Händlerinnen und Händlern in ihrem eigenen Shopify-Shop installiert und arbeitet ausschließlich mit Daten dieses Shops.

Die App verarbeitet keine Kundendaten des Shops. Sie hat Zugriff auf Produkte (read_products, write_products) und auf nichts sonst. Kein Kundenname, keine Adresse und keine Bestellung erreicht die Datenbank der App oder ein Metafeld. Sie ruft auch keine Zahlungs-, Bestell- oder Besucherinformationen ab.

3. Welche Daten, wo, wozu, wie lange

Die Namen bei „erledigt von" und im Verlauf sowie bei „angelegt von" in der Kalkulation sind personenbezogene Daten von Mitarbeitenden des Shops. Bei „erledigt von" und im Verlauf übernimmt die App ab Tarif Launch beim Speichern den Namen aus dem Shopify-Konto der angemeldeten Person; ältere Einträge und „angelegt von" wurden von den Nutzenden selbst eingegeben. Sie dienen allein der Nachvollziehbarkeit innerhalb des Shops und werden nicht ausgewertet, nicht weitergegeben und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Rollen und Rechte

Mit „Rollen und Rechte“ legt der Inhaber eines Shops fest, wer im Team was in der App darf. Dafür muss die App wissen, wer sie gerade benutzt.

Was gespeichert wird. Für jede Person, die die App öffnet, speichert die App:

• die Mitarbeiter-ID, die Shopify für sie vergibt,
• ihren Vor- und Nachnamen, wie er in ihrem Shopify-Konto steht (höchstens 80 Zeichen),
• ihre Rolle in der App,
• ob Shopify sie als Inhaber des Shops führt,
• wann die Zeile angelegt, zuletzt mit Shopify abgeglichen und geändert wurde und wann die Person den Hinweis zu ihrer Rolle gesehen hat.

Die E-Mail-Adresse speichert die App nicht. Hat eine Person in Shopify keinen Namen, zeigt die App „Person ohne Namen“.

Rollennamen sind frei getippt. Eigene Rollen benennt der Inhaber selbst, zum Beispiel „Marketing“. Die App prüft nur Länge und Zeichen, nicht den Inhalt. Tippt jemand einen Personennamen ein, steht er so in der Datenbank.

Wann. Nur wenn der Inhaber „Vorbereiten“ oder „An“ wählt. Steht der Schalter auf „Aus“ (so ist es nach der Installation), legt die App keine Personen an. Eine Ausnahme ohne Speichern gibt es: Öffnet jemand bei „Aus“ die Seite Einstellungen, fragt die App Shopify einmal, ob diese Person der Inhaber des Shops ist, denn nur der Inhaber darf den Schalter umstellen. Die Antwort wird sofort verworfen.

Woher. Wer die App öffnet, steht in dem kurzlebigen Sitzungsschlüssel, den Shopify der App bei jedem Aufruf mitgibt. Name und Inhaber-Kennzeichen holt die App höchstens einmal am Tag je Person bei Shopify ab. Shopify gibt dabei zusätzlich einen Zugangsschlüssel für diese Person und ihre E-Mail-Adresse mit. Beides verwirft die App sofort. Sie speichert es nicht und schreibt es in kein Protokoll. Den Zugangsschlüssel kann die App nicht zurückgeben. Er läuft bei Shopify nach höchstens 24 Stunden ab.

Wohin nicht. Personen, Rollen und Rechte bleiben in der Datenbank der App. Sie stehen in keinem Metafeld und erreichen weder den Block auf der Produktseite noch Shopify. Wer selbst keine Rollen vergeben darf, sieht nur seine eigene Rolle und keine anderen Personen.

Beim Ausschalten bleibt die Liste der Personen mit ihren Rollen gespeichert. Schaltet der Inhaber wieder ein, gelten sie sofort wieder.

Löschen. Mit „Entfernen“ in der Karte „Rollen und Rechte“ löscht der Inhaber eine Person sofort. Öffnet sie die App danach wieder, während Rollen an oder in Vorbereitung sind, wird sie neu angelegt.

Wer das Team verlässt und in Shopify entfernt wird, kommt nicht mehr in die App. Seine Zeile bleibt aber stehen, bis jemand „Entfernen“ drückt, weil die App von Shopify nicht erfährt, wer gegangen ist.

Nach der Deinstallation löscht shop/redact alle Personen, Rollen und Rechte des Shops (Abschnitt 7). Sicherungen enthalten sie danach noch höchstens 14 Tage.

Name beim Abhaken und im Verlauf

Ab Tarif Launch fragt die App bei Shopify den Namen der angemeldeten Person ab, wenn jemand aus dem Team einen Meilenstein abhakt oder einen Verlaufseintrag schreibt. Den Namen speichert sie als „erledigt von“ beziehungsweise am Verlaufseintrag im Produkt-Metafeld $app.manual im Shop. Das gilt auch, wenn „Rollen und Rechte“ aus ist. Bei dieser Abfrage gibt Shopify zusätzlich die E-Mail-Adresse der Person und einen Zugangsschlüssel für sie mit. Beides verwirft die App sofort und speichert es nicht. Den Zugangsschlüssel kann die App nicht zurückgeben. Er läuft bei Shopify nach höchstens 24 Stunden ab.

Angebote als PDF

Aus einer Kalkulation kann der Händler ein Angebot an einen Geschäftskunden als PDF erstellen. Das PDF entsteht im Browser. Name und Anschrift des Empfängers, die Angebotsnummer, Daten, Lieferzeit und Bedingungen werden nicht an unseren Server übertragen und nicht gespeichert; sie gehen verloren, sobald die Seite verlassen wird. Gespeichert werden nur die Firmendaten des Händlers aus den Einstellungen und die Beschreibung des Produkts an der Kalkulation. Solange noch keine Firmendaten gespeichert sind, liest die App beim Öffnen der Einstellungen den Namen, die Kontakt-E-Mail und die Geschäftsadresse des Shops aus Shopify, um die Firmendaten vorzubelegen; gespeichert werden sie erst, wenn der Händler sie prüft und speichert. Der Satz in Abschnitt 2 „Die App verarbeitet keine Kundendaten des Shops" bleibt damit richtig.

Tarife und Abrechnung

Die Abrechnung der App übernimmt Shopify. Zahlungsdaten sehen wir nicht. Welchen Tarif ein Shop gewählt hat, fragen wir über die Partner API von Shopify ab, höchstens einmal in der Stunde und nach einem Tarifwechsel. Je Shop speichern wir den gewählten Tarif und wann wir ihn zuletzt abgefragt haben.

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags über die Nutzung der App, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne Zugangstoken und Shop-Domain kann die App ihre Aufgabe nicht erfüllen.

Zugriffsprotokolle, Datenbank-Sicherungen und der Schutz vor Missbrauch beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unserem berechtigten Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb der App.

Für Zugriffsprotokolle, Sicherungen, den Schutz vor Missbrauch, den Support per E-Mail, die Abfrage des Tarifs und die Abrechnung sind wir selbst verantwortlich.

Namen, Shopify-Mitarbeiter-IDs, Rollen in der App und die zugehörigen Zeitpunkte von Mitarbeitenden des Shops (bei „erledigt von“, im Verlauf, bei „angelegt von“ und in „Rollen und Rechte“) verarbeiten wir nur im Auftrag des Händlers nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist der Händler, der die App installiert hat. Er entscheidet, ob er Namen hinterlegt und „Rollen und Rechte“ nutzt und wer im Team erfasst wird. Die Rechtsgrundlage legt der Händler fest. In der Regel ist das Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um die Zusammenarbeit im Arbeitsverhältnis geht, oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO wegen seines berechtigten Interesses an einer nachvollziehbaren Arbeitsorganisation. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Anlage 1 unserer Nutzungsbedingungen.

5. Hosting, Protokolldateien und Auftragsverarbeitung

Die App läuft auf einem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Nürnberg oder Falkenstein). Mit Hetzner besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, geschlossen am 30.09.2026. Die Daten auf unserem Server verlassen Deutschland nicht.

Daten, die die App in den Shop schreibt oder bei Shopify abfragt, gehen an Shopify International Limited in Irland. Die Abfrage des Tarifs erfolgt über die Partner-Schnittstelle der Shopify Inc. in Kanada. Für Kanada hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt. Shopify kann Daten nach eigenen Angaben auch in den USA und weiteren Ländern verarbeiten und nutzt dafür verbindliche interne Datenschutzvorschriften und Standardvertragsklauseln. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung von Shopify (Abschnitt 6).

Schreibst du uns an support@everstow.de, liegt deine E-Mail im Postfach bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO als Teil der Vertragsbedingungen von IONOS. Wir nutzen die E-Mail nur, um deine Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst lit. f), und löschen sie, wenn sie dafür nicht mehr nötig ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Die App schreibt Zugriffsprotokolle mit Methode, Pfad, Statuscode, Antwortgröße und Antwortzeit, den Zeitpunkt ergänzt Docker. Der Query-String wird vor dem Schreiben entfernt, damit das kurzlebige Sitzungs-Token aus dem Shopify-Admin nicht im Protokoll landet. Die Protokolle rotieren automatisch bei 10 MB und es werden höchstens drei Dateien je Dienst vorgehalten; älteres wird überschrieben.

Die Datenbank ist von außen nicht erreichbar. Sicherungen werden täglich angelegt, sind nur für den Systemadministrator lesbar und werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

6. Shopify als Plattform

Die App ist eine eingebettete Anwendung im Shopify-Admin. Ein Teil der Daten liegt deshalb nicht bei uns, sondern im Shop selbst, in sogenannten Metafeldern (zum Beispiel $app.manual, $app.result und $app.templates, die vollständige Liste steht in Abschnitt 7). Für diese Daten gilt die Datenschutzerklärung von Shopify und der Vertrag, den der Shop mit Shopify geschlossen hat. Wir greifen auf sie nur über die Admin-API des jeweiligen Shops zu.

Der Händler nutzt Shopify auf Grundlage seines eigenen Vertrags mit Shopify. Für die Daten im Shop, einschließlich dieser Metafelder, gilt dieser Vertrag. Shopify ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter. Die App schreibt Daten nur in den Shop des Händlers. Wie Shopify mit Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung von Shopify unter https://www.shopify.com/de/legal/datenschutz.

7. Löschung

Die Löschung läuft, ohne dass jemand etwas anfordern muss. Die Daten auf unserem Server verschwinden in zwei Schritten; für die Metafelder im Shop gilt der Sonderfall unter Schritt 3.

1. Deinstallation. Shopify meldet sie, und die App löscht sofort alle Sitzungszeilen dieses Shops, also die Zugangstoken. Ab diesem Moment hat die App keinen Zugriff mehr auf den Shop.
2. 48 Stunden später schickt Shopify die Aufforderung shop/redact. Dann löscht die App in einer Transaktion alles, was sie über den Shop hält, in dieser Reihenfolge: Calculation, Person, ProductCheck, ShopSettings (mit Rollen und Rechten) und die restlichen Session-Zeilen.
3. Die Metafelder im Shop erreicht die App nach der Deinstallation nicht mehr, weil das Token widerrufen ist. Shopify löscht sie nicht mit der Deinstallation. Shopify entfernt nur die Definitionen der App, bewahrt die Werte vorübergehend ohne Definition auf, ohne eine Dauer zuzusagen, und ordnet sie bei einer Neuinstallation wieder zu. Zwei dieser Metafelder enthalten personenbezogene Daten: $app.manual am Produkt (Namen bei „erledigt von" und an den Verlaufseinträgen) und der Spiegel $app.templates am Shop (Team-Namen). Die übrigen ($app.result, $app.plan, $app.launch_date, $app.template, $app.calculation, $app.manual_definitions) enthalten keinen Personenbezug.

Für die Daten auf unserem Server ist die Löschfrist damit Deinstallation + 48 Stunden + 14 Tage Sicherungsrotation. Die Metafelder im Shop, darunter die Namen in $app.manual und die Team-Namen in $app.templates, bleiben davon unberührt; sie liegen bis auf Weiteres bei Shopify im Shop des Händlers, und eine Löschung durch uns ist nach der Deinstallation technisch nicht mehr möglich. Shopify bewahrt sie nach eigenen Angaben eine nicht festgelegte Zeit auf und verbindet sie wieder mit der App, wenn der Händler sie erneut installiert. Für diese Aufbewahrung gilt der Vertrag des Händlers mit Shopify (Abschnitt 6).

Eine einzelne Person aus „Rollen und Rechte“ löscht der Inhaber jederzeit mit „Entfernen“, ohne auf die Deinstallation zu warten.

Zwischen Schritt 1 und 2 bleiben Einstellungen, Prüfstand, Kalkulationen und die Personen aus „Rollen und Rechte“ absichtlich stehen. Wer die App versehentlich entfernt und innerhalb von zwei Tagen neu installiert, findet seine Templates, Teamnamen und Kalkulationen wieder.

8. Anfragen und Löschung zu einzelnen Kunden

Shopify verpflichtet Apps, drei Anfragen zu beantworten. Für diese App gilt:

• customers/data_request wird leer beantwortet. Die App speichert keine Kundendaten, es gibt also nichts herauszugeben.
• customers/redact wird leer beantwortet. Es gibt nichts zu löschen.
• shop/redact löscht, was in Abschnitt 7 steht.

Alle drei Anfragen werden mit Shop-Domain und Webhook-Kennung protokolliert, ohne den Inhalt der Anfrage. Der Inhalt enthält Kunden-Kennungen und E-Mail-Adressen und gehört nicht in eine Protokolldatei.

9. Keine Weitergabe, keine Analyse, keine Werbung

Wir geben keine Daten an Dritte weiter, außer an Shopify wie in Abschnitt 6 beschrieben. Hetzner und IONOS verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag (Abschnitt 5). Die App bindet keine Analysedienste, keine Werbenetzwerke, keine Schriftarten oder Skripte von fremden Servern ein und setzt keine eigenen Cookies. Für die Anmeldung nutzt sie technisch notwendige Sitzungsinformationen von Shopify. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung nötig. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Wende dich dafür an support@everstow.de.

Bist du Mitglied eines Händlerteams, wende dich mit Fragen zu deinem Namen und deiner Rolle in der App bitte an den Händler, denn er ist für diese Daten verantwortlich. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir unverzüglich an ihn weiter und helfen ihm bei der Antwort. Zu Daten, für die wir selbst verantwortlich sind, zum Beispiel Zugriffsprotokolle oder Support-E-Mails, antworten wir dir direkt.

Außerdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

11. Änderungen

Diese Erklärung gilt in der Fassung vom 18.10.2026. Ändert sich die App so, dass sie andere Daten verarbeitet, ändern wir diesen Text und setzen ein neues Datum darunter.